Підсистема матеріально-технічного постачання ТОіР

Матеріально-технічне постачання (МТП) – один з найважливіших процесів в системі управління експлуатацією, технічним обслуговуванням і ремонтами (ТОіР) обладнання.

Це найбільш ресурсномісткий процес, який поєднує заходи щодо планування витрат, виконання планів витрат, контролю та аналізу планових і фактичних витратних складових експлуатації та ТОіР, в тому числі позапланових. При цьому витрати можуть бути як пов'язані із закупівлею, зберіганням і використанням матеріально-технічних ресурсів (МТР) для будь-яких робіт, так і не пов'язані з МТР. Наприклад, витрати на закупівлю самих робіт у зовнішніх підрядних організацій, які надають послуги сервісного обслуговування та ремонту. В той же час, це можуть бути витрати на закупівлю МТР як для ремонтів, так і для потреб оперативної експлуатації обладнання.

Названі особливості процесу МТП призводять до того, що з ним можуть бути пов'язані суттєві для підприємства витрати, викликані:

• нестачею запасів МТР (позапланові простої обладнання в ремонтах, продовження ремонтів, простої ремонтного персоналу, позапланові закупівлі),
• надлишковими закупівлями МТР (затоварення складів, необґрунтоване інвестування в бізнес постачальників),
• накопиченням неліквідів (втрата рухомості фінансових ресурсів),
• відсутністю інформації про запаси МТР (призводить до недостатніх або надлишкових закупівель),
• нецільовим використанням МТР,
• неякісними МТР або послугами.

Враховуючи наведене вище, можна назвати такі цілі створення підсистеми МТП у складі інформаційної системи управління ТОіР і основними фондами:

• підвищення якості планування ресурсів (матеріальних і фінансових), необхідних для виконання планів заходів з МТП,
• зниження рівня незатребуваних і нерухомих складських запасів,
• скорочення циклу закупівлі, автоматизація взаємодії з постачальниками,
• забезпечення своєчасності та адресності поставок,
• підвищення якості закуповуваних МТР, робіт і послуг,
• підвищення прозорості обліку і контролю: облік видачі МТР у виробництво, списань МТР, контроль лімітів за статтями витрат тощо,
• забезпечення керівництва всіх рівнів оперативною та достовірною інформацією про постачання МТР, про стан та обсяги запасів, про рух МТР, про ефективність функціонування системи МТП в цілому,
• надання аналітичних інструментів у різних аспектах аналізу.

Рішення на основі TRIM

Рішення на основі TRIM включає в себе функціональні модулі, які дозволяють реалізувати підсистему МТП у складі корпоративної інформаційної системи управління ТОіР і основними фондами.

Підсистема МТП та інформаційна система управління ТОіР на основі TRIM використовують загальну базу даних з інформацією про обладнання, яке знаходиться в експлуатації, заплановані роботи, з каталогами МТР, довідниками ресурсів, зовнішніх організацій, штатних одиниць тощо. Це дозволяє забезпечити обмін даними і взаємодію модулів TRIM в єдиній інтегрованій системі управління.

Основні сутності, які використовуються в алгоритмі роботи підсистеми МТП на основі TRIM: документ МТП, автор документа МТП, власник документа МТП, каталог МТР, список МТР, матеріально-відповідальна особа, підзвітна особа, норми витрати, норми річного споживання, незнижуваний запас, фірма – контрагент, прайс-лист, захід МТП та ін.

Наприклад, захід МТП – це сутність, яка означає необхідність виконання певних дій, пов'язаних з витратами на виробництво, експлуатацію, капітальне будівництво, реконструкцію, ТОіР та ін. Заходи необхідні для групування та систематизації витрат по роботах, а також для включення в план витрат і подальшого обліку витрат, які безпосередньо не пов'язані з виконанням робіт.

Підсистема МТП будується на основі функціонала прикладних модулів TRIM:

• TRIM – Каталог – використовується для заповнення та ведення основних інформаційних довідників системи (одиниць обліку, валют, груп і категорій МТР, місць зберігання та ін.);
• TRIM – Техобслуговування – використовується для ведення реєстру обладнання, технологічних місць, реєстру і шаблонів робіт, планування робіт ТОіР, внесення звітів про роботи, в тому числі щодо використання МТР під час виконання робіт і витрат на послуги зовнішніх організацій;
• TRIM – Документообіг – використовується для обліку в системі МТП електронних документів довільної структури, для забезпечення зв'язків цих документів з різними сутностями системи;
• TRIM – Диспетчерський журнал – використовується для реєстрації значень технологічних параметрів, обліку моментів включення і виключення обладнання;
• TRIM – Постачання – призначений для формування планів закупівель МТР і робіт, виконання всіх операцій, пов'язаних з циклом закупівлі МТР і робіт, а також для ведення договорів, тобто орієнтований на роботу з документами МТП, пов'язаними з процесом закупівлі МТР до їхнього надходження на склад;
• TRIM – Склад – використовується для обліку ієрархії складів, обліку приходу МТР на склади, витрат МТР зі складів, переміщення МТР між складами, проведення інвентаризації складів;
• TRIM – Бюджет – використовується для ведення ієрархії статей витрат і бюджетних періодів, розподілу та затвердження лімітів за статтями витрат, управління віднесенням витрат на відповідні статті;
• TRIM – Персонал – призначений для ведення персональних даних користувачів системи та інших її учасників;
• TRIM – Заходи – призначений для обліку заходів, формування та затвердження плану заходів системи МТП.

Крім прикладних модулів, архітектура підсистеми МТП включає в себе забезпечувальні, комунікаційні і службові модулі, зокрема:

• бібліотеки, які забезпечують взаємодію всередині системи;
• TRIM – Транспорт – використовується для передачі запитів постачальникам, отримання від них відповідей і обробки їхніх прайс-листів;
• TRIM – WDB – використовується для обробки пакетів з даними про документи МТП, формування запитів постачальникам;
• TRIM – Адміністратор – використовується для управління правами користувачів і настройками в підсистемі МТП;
• TRIM – Настройки МТП – використовується для настройки ланцюжків затвердження документів МТП, створення типів документів та ін.

Впровадження підсистеми МТП на основі TRIM передбачає реалізацію взаємодії із зовнішніми системами за допомогою відповідних модулів, наприклад з системами бухгалтерського обліку (в частині синхронізації довідників МТР, передачі документів приходу, переміщення і списання МТР), системами управління кадрами (в частині штатного розкладу ) та іншими.

Основні функції

Підсистема МТП, реалізована на основі TRIM, має велику функціональність, що відповідає потребам середнього або великого підприємства, а також холдингової структури при відповідному числі користувачів.

Основні алгоритми МТП, реалізовані і автоматизовані засобами TRIM, без конкретизації функцій користувача:

• визначення сутності заходу та принципів роботи з ним, формування плану заходів;
• формування прайс-листів і довідника цін на МТР;
• формування та затвердження плану закупівель МТР, формування специфікованої річної потреби на МТР;
• формування та затвердження плану закупівель робіт;
• формування та затвердження плану конкурсів;
• формування і затвердження конкурсних листів, робота з замовленнями постачальникам;
• формування і затвердження конкурсної документації, оформлення та затвердження договору;
• оформлення повної або часткової передоплати, відображення факту виконання роботи, оформлення оплати отриманих МТР, виконаних робіт;
• отримання, перевірка та оформлення приходу МТР, оформлення невідповідностей, прибуткування МТР на центральний склад, видача МТР з центрального складу;
• синхронізація з системою бухгалтерського обліку в частині довідників контрагентів, даних про списання МТР, про прибуткові операції;
• видача МТР для проведення робіт госпспособом і для експлуатаційних потреб, виконання роботи госпспособом;
• видача МТР з центрального складу і з цехових комор підрядним організаціям, виконання роботи підрядною організацією;
• переміщення МТР з цехового складу на центральний склад, переміщення між складами;
• ведення довідників контрагентів, складів, матеріально-відповідальних і підзвітних осіб, одиниць виміру, номенклатурних груп МТР, категорій МТР, приміщень та місць зберігання МТР на складах, довідника МТР, статей витрат, валют, інвентарних номерів;
• формування та контроль лімітів за статтями витрат;
• організація ланцюжків затвердження документів з призначенням ролей для користувачів;
• формування профілів даних і призначення їх користувачам;
• робота з незнижуваним запасом;
• формування консолідованих документів;
• оформлення результатів інвентаризації на складах;
• постановка на контроль окремої позиції поставки;
• налаштовування типів і статусів документів МТП і ведення відповідних довідників;
• реєстрація користувачів, зміна їх прав і розмежування доступу до даних;
• формування нормативів на витрату експлуатаційних матеріалів і витратних матеріалів на ремонт, планування потреби в експлуатаційних матеріалах і витратних матеріалах на ремонт, контроль їх списання;
• механізм повідомлення користувачів;
• забезпечення позапланових робіт (дефекти, відмови тощо) ресурсами;
• робота з підзвітними особами;
• перерахунок одиниць вимірювання;
• створення звітних та аналітичних форм для подання та аналізу даних про процеси МТП.