По мере приближения аудита системы качества организации активность её персонала возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. Направлена такая активность на наведение порядка в документации системы качества.

Нет оснований утверждать, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но опыт внешних проверок системы качества говорит,  что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие ИСО 9000, подчас значительное. Поэтому инженеры по качеству начинают изучать текущее состояние дел, поверять наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, и выполнять массу других задач, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество процесса или продукции, и тем самым помочь предприятию. Как же в таком случае успешно пройти аудит системы качества?

Ответ таков: переведите документооборот системы менеджмента качества в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое, автоматизируйте систему управления документами на основе доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система качества, построенная на основе документации в электронном формате, станет более эффективной или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была? 

Близкое и понятное практикам определение эффективности могло бы звучать так: эффективная система качества - это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы качества, тем не менее, выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, и даже не подозревает об этом. Именно так - работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы качества от своей повседневной деятельности.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы качества, но и, как минимум, сделать процесс сертификации по ИСО 9000 более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы качества требованиям соответствующего стандарта.