Автоматизація документообігу у системі якості

По мірі наближення аудиту системи якості організації активність її персоналу зростає і досягає максимуму до приходу групи аудиторів. Спрямована така активність на наведення порядку в документації системи якості.

Немає підстав стверджувати, що в проміжку між перевірками цьому не приділяли жодної уваги. Звичайно ж, приділяли, але досвід зовнішніх перевірок системи якості свідчить, що будь-яка помилка в процесі управління документами відразу документується як невідповідність ІСО 9000, часом значна. В зв’язку з цим, інженери з якості починають вивчати поточний стан справ, перевіряти наявність усіх підписів про ознайомлення на місцях, наявність врахованих примірників в останній редакції, відповідність структури документа затвердженому зразку і виконувати багато інших завдань, які характеризуються високою трудомісткістю.

Помилитися пд час розсилки якогось документа всім зацікавленим підрозділам досить просто. Аудитор також може дуже просто знайти таку помилку. Це набагато легше, ніж виявити невідповідність, яка реально впливає на якість процесу або продукції, і тим самим допомогти підприємству. Як же в такому випадку успішно пройти аудит системи якості?

Відповідь така: переведіть документообіг системи менеджменту якості в електронний формат і кількість невідповідностей зменшиться удвічі, автоматизуйте систему управління документами на основі доступного програмного забезпечення – і невідповідностей буде ще менше.

Чи означає це, що система якості, побудована на основі документації в електронному форматі, стане більш ефективною або, принаймні, не менш ефективною, ніж була?

Близьке і зрозуміле практикам визначення ефективності могло б звучати так: ефективна система якості – це система, в якій виробничий і адміністративний персонал, не зайнятий безпосередньо підтриманням системи якості, тим не менш, виконує свої обов'язки повністю згідно з її положеннями і, навіть, не підозрює про це. Саме так – працює за встановленими і затвердженими правилами, не відокремлюючи діяльність у рамках системи якості від своєї повсякденної діяльності.

Досягти такої ефективності можна тільки одним шляхом: мінімізуючи обсяг паперової документації, чимала частина вимог якої спрямована на підтримання самої себе.

Використання спеціалізованого програмного забезпечення допоможе підприємству не тільки полегшити процес розробки і впровадження системи якості, але й, як мінімум, зробити процес сертифікації за ISO 9000 більш передбачуваним і ефективним, спрямованим саме на виявлення реальної відповідності або невідповідності елементів системи якості вимогам відповідного стандарту.