Search

Система ведения архива технической документации предприятия и управления данными об изделиях

1. Назначение

Search представляет собой систему корпоративного уровня, предназначенную для решения следующих задач:

• Управления данными об изделиях (PDM - Product Data Management);

• Управления жизненным циклом изделия (PLM – Product Lifecycle Management);

• Ведения электронного архива технической документации (TDM – Technical Data Management);

• Управления документооборотом предприятия (Workflow);

• Управления проектами (Project Management).

Система Search построена в современной трехуровневой архитектуре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных может использоваться одна из СУБД промышленного класса – ORACLE, MS SQL Server или INTERBASE. Возможность выбора СУБД и, соответственно, платформы для сервера базы данных обеспечивают необходимую производительность и масштабируемость системы для заданного количества пользователей – от архива рабочей группы до архива крупного предприятия с сотнями одновременно работающих пользователей.

По функциональным возможностям система ориентирована для использования в первую очередь на средних и крупных предприятиях, предъявляющих высокие требования к электронному документообороту и ведению базы данных выпускаемых и используемых на предприятии изделий. Благодаря многолетней успешной эксплуатации на сотнях предприятий, Search выгодно отличается от других западных и отечественных систем своего класса, прежде всего:

• комплексностью и тщательностью проработки решаемых задач;

• наиболее полным соответствием стандартам ЕСКД (без противоречия западным стандартам);

• адаптированностью системы для отечественных машиностроительных и приборостроительных предприятий;

• выгодным соотношением цена/качество.

2. Стандартный комплект поставки

 В стандартный комплект поставки входит:

• SEARCH - cистема ведения архива технической документации предприятия и управления данными об изделиях;

• Showmini - программа для просмотра векторных и растровых графических форматов;

• Графический редактор шаблонов процессов - программа для создания и редактирования шаблонов и процессов документооборота;

• Редактор бланков - программа создания бланков для различных типов документов.

3. Функции

Гибкая структура архива

Электронный архив Search представляет собой базу данных, в которой система хранит документы и информацию, необходимую для их идентификации и поиска (обозначение, наименование, формат и т.д.). Для упорядочения документов по их статусу (утвержден / не утвержден), типу (конструкторские / технологические) и другим признакам, Search обеспечивает гибкую модель электронного архива, в которой весь архив предприятия строится из необходимого количества архивов различного назначения и статуса. Для каждого из архивов администратором системы определяются:

• права доступа пользователей к документам архива;

• набор параметров, которые будут иметь документы, помещенные в архив;

• набор необходимых подписей, которые документ должен получить, для того, чтобы система разрешила поместить его в этот архив;

• правила изменения документов архива - необходимость выпуска извещения об изменении с последующим утверждением произведенных изменений и др.

Таким образом, Search позволяет построить многоуровневый иерархический архив предприятия, соответствующий его организационной структуре и сложившемуся документообороту. 

Архивное хранилище документов

Хранение архивных копий документов в Search осуществляется в специальном централизованном хранилище документов на файл-сервере. Централизованное хранилище состоит из одного или нескольких так называемых электронных шкафов с документами, куда система помещает упакованные (сжатые в несколько раз) файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве, администратор системы имеет возможность создавать новые шкафы для хранения документов на других файл-серверах в локальной сети предприятия. Обеспечивается возможность хранения документов на магнитооптических носителях информации. Хранение документов в централизованном хранилище исключает возможность получения доступа к документам в обход системы, а также сильно упрощает процедуру резервного копирования архива.

Различные типы документов

Search позволяет хранить в архиве любые типы документов: чертежи, спецификации, текстовые документы и т.д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования документов данного типа. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (например, чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF+DWG и др.), а также документы, включающие в себя ссылки на другие документы (например, XREF в AutoCAD, 3D-детали, входящие в 3D-сборку и т. д.). Имеется возможность регистрации в архиве информации о документах, выполненных на бумажных носителях.

Конструкторские спецификации

В состав системы входит встроенный редактор конструкторских спецификаций. Поддерживаются как обычные (единичные) спецификации, так и групповые спецификации форм А и Б по ГОСТ 2.113, а также спецификации на «парные» изделия (например, левое и правое исполнения), характерные для автомобильной промышленности. Обеспечивается работа с допустимыми заменами в составе изделия в различных режимах – один-на-один, один-на-много, много-на-много и др.

База данных изделий

Конструкторские документы (спецификации, чертежи, 3D-модели и др.), занесенные в архив, служат источником информации, которую Search использует для ведения базы данных изделий, выпускаемых и используемых на предприятии, а также взаимосвязей между этими изделиями. На основе этой базы данных Search позволяет получать:

• состав изделия с возможностью получения полного списка используемых в изделии узлов и деталей и их количества на данное изделие;

• применяемость изделия в других изделиях;

• полный комплект документации на изделие, включая документы на входящие в него узлы и детали.

Также обеспечивается:

• наглядная графическая визуализация состава и применяемости изделия в виде схемы связей;

• получение различных отчетов и выборок по изделиям;

• интеграция с системой ведения каталогов деталей и запасных частей CATALOG 2000.

Информационная поддержка жизненного цикла изделия

Удовлетворение требований CALS-технологий по информационной поддержке изделия на всех этапах его жизненного цикла, а именно:

• Отслеживание версий (изменений) изделия – на этапах его разработки и подготовки производства;

• Отслеживание выпущенных экземпляров и партий изделия, а также заказов на изделие – на этапах изготовления, поставки и эксплуатации изделия;

• Ведение электронного дела изделия – позволяет получить всю необходимую информацию об изделии на заданную дату, по серийному номеру изделия или номеру партии:
  
  -  Просмотреть документы на изделие (конструкторские, технологические, распорядительные и т.д.) в состоянии на момент выпуска данной версии/экземпляра/партии изделий и их подписи;
  
  -    Точный состав изделия с информацией об использованных в данной версии/экземпляре изделия допустимых заменителях;
  
  -    Карточку с параметрами изделия на момент выпуска изделия;
  
  -    Просмотреть документы, касающиеся конкретно этого экземпляра/партии изделий, например: заказ, карта отклонений, произведенные ремонты, рекламации и т.д.

Документооборот

• графический редактор бизнес процессов и маршрутов прохождения документов; 

• развитая логика Workflow с использованием системных и пользовательских переменных, условных переходов, параллельной и последовательной маршрутизации, VB- и Java-скриптов и т.д.;

• настраиваемые экранные формы для организации диалога с пользователями – участниками процесса;

• таймеры для ограничения времени прохождения ветвей маршрутов или автоматического запуска других ветвей или маршрутов по истечении указанного срока; контроль сроков прохождения документов;

• сложные маршруты, состоящие из других подмаршрутов с неограниченной степенью вложенности;

• возможность автоматического вызова из маршрутов внешних программ и динамических библиотек, написанных пользователями;

• интеграция Workflow с электронной почтой.

Модуль управления проектами IMPROJECT

Новый модуль управления проектами IMPROJECT обеспечивает решение задач календарного планирования, координации и контроля работ по проекту:

• календарное планирование проекта с представлением сетевого плана-графика работ/задач в виде диаграммы Гантта;

• назначение сроков и логических взаимосвязей между работами по проекту, определяющих требуемую последовательность их выполнения;

• назначение исполнителей работ и исходных данных, в качестве которых к работам могут быть прикреплены необходимые документы – техническое задание, компоновочный чертеж, приказ и т.д.;

• назначение необходимых результатов работ и критериев их выполнения. В качестве необходимых результатов работы может быть задан список документов, которые должны быть разработаны исполнителем. А в качестве критериев выполнения - набор подписей, которые исполнитель должен собрать на разработанных им документах и архив, в который эти документы должны быть сданы;

• автоматическая рассылка работ/заданий и исходных данных исполнителям и контроль их выполнения с отображением прогресса на диаграмме проекта;

• использование результатов выполнения одних работ как исходных данных для других;

• возможность детализации проекта исполнителями работ. Например, получив задание на выполнение работы, руководитель отдела может создать свой подпроект для ее выполнения в заданном временном интервале, распределив работу между своими подчиненными;

• контроль за ходом выполнения проекта с отображением плановых и фактических сроков выполнения работ;

• контроль загрузки исполнителей.

Управление доступом к документам

Search обеспечивает гибкое управление и контроль прав доступа к различным объектам системы (архивам, документам, изделиям, классификаторам, процессам и т.п.):

• возможность назначения прав доступа как к каждому документу в отдельности, так и ко всем документам, находящимся в каком-либо архиве;

• возможность наделения правами администрирования сразу нескольких пользователей (групп пользователей) с указанием объектов, которые они могут администрировать;

• назначение прав доступа как группам пользователей, так и отдельным пользователям или владельцам объектов; Возможность указания периода действия для прав доступа;

• аудит операций, производимых не только над документами и архивами, но и над группами, пользователями, параметрами документов и изделий и т.п.

Согласование и утверждение документов

Каждый документ в архиве имеет электронную карточку подписей, в которой Search фиксирует кто, когда и в какой должности подписал данную версию документа. Обеспечивается автоматизация процедур согласования и утверждения документов путем их рассылки по соответствующим маршрутам различным пользователям для сбора необходимых подписей. При этом ведется история согласования для каждого документа. Внутренний механизм электронных подписей Search при необходимости может быть легко интегрирован с различными системами электронной цифровой подписи, поддерживающими интерфейс Microsoft CryptoAPI (например, с сертифицированной ФАПСИ системой КриптоПро).

Проведение изменений утвержденных документов

Система обеспечивает проведение изменений утвержденных документов с выпуском извещения об изменении (ИИ), утверждением данного ИИ со сбором необходимых подписей и сохранением в архиве старых версий документов. Также обеспечивается работа с предварительными извещениями (ПИ) и предложениями об изменениях (ПР).

Поиск документов, выборки, получение отчетов

Search предоставляет мощные средства для поиска документов, создания выборок документов по различным критериям и получения различных, настраиваемых пользователями отчетов. Бланки для отчетов могут быть созданы (нарисованы) при помощи входящей в состав Search программы - редактора бланков. В системе имеется возможность использования в отчетах вычисляемых полей - когда значение поля вычисляется по записанной в отчете формуле. Это позволяет использовать Search, например, для автоматического расчета массы и себестоимости выпускаемых и готовящихся к производству изделий.

Классификаторы документов и изделий

Ведение иллюстрированных классификаторов позволяет:

• упорядочить архивы документов и базу данных изделий;

• легко производить поиск документов и прототипов для новых изделий;

• автоматически генерировать обозначения для новых документов и изделий по задаваемой в классификаторе формуле.

Интеграция с CAD-системами SolidWorks, Pro/ENGINEER, Solid Edge, Unigraphics и Autodesk Inventor  

• Ассоциативная связь между параметрами (свойствами) моделей и карточками документов и изделий в архиве Search. Например, обозначение, наименование, материал и др. параметры модели автоматически считываются и записываются в карточку документа и соответствующего изделия в архиве - их не надо повторно вводить с клавиатуры. При изменении каких-либо параметров в карточке Search производится автоматическое синхронное обновление соответствующих параметров в файле модели. Недостающие параметры добавляются в файл модели.

• Автоматическое считывание состава изделия из моделей сборочных единиц и хранение в архиве сгенерированных конструкторских спецификаций.

• Поддержка конфигураций моделей и их автоматическая синхронизация с вариантами исполнения изделия в архиве Search.

• Запоминание в архиве ссылочных связей между различными файлами SolidWorks, Pro/ENGINEER, SolidEdge, Unigraphics и Autodesk Inventor (например, ссылочные связи между сборкой и входящими в нее подсборками и деталями; связи между файлами моделей и оформленными чертежами). При необходимости редактирования сборки на другом компьютере в локальной сети (на дисках которого нет файлов этой сборки) Search производит автоматическое извлечение необходимых файлов из архива с полным воссозданием исходной структуры папок.

Механизм защиты от ошибок пользователей

Например, при ручном вводе пользователя с клавиатуры идентифицирующих данных изделия или документа система правильно интерпретирует и корректирует ошибочный ввод пользователем лишних пробелов, одинаковых по написанию русских/латинских букв, прописных/строчных букв и др. Например, наименования “Балка”, “БАЛКА” и “ балка” считаются одинаковыми. Также правильно интерпретируются различные разделители частей обозначения - например, обозначения “АБВГ.777777.027.01” и “АБВГ-777777-027 / 01” считаются одинаковыми. Таким образом, исключается возможность дублирования в архиве одинаковых документов/изделий, введенных в базу с ошибками или опечатками, что особенно актуально при большой номенклатуре изделий и большом количестве документов в архиве.

Учет держателей бумажных и электронных копий документов

Система позволяет вести учет выданных и разосланных бумажных и электронных копий документов (в том числе и внешним абонентам). Механизм «подписки» на документ обеспечивает автоматическое уведомление держателей копий и «подписчиков» документа при изменении документа и/или выпуске на него извещений об изменениях. При выпуске извещения об изменении на документ производится автоматическое заполнение в извещении графы «Разослать» в соответствии со списком держателей копий этого документа.

Быстрое первоначальное наполнение архива

Search понимает внутренний формат файлов документов:AutoCAD, Mechanical Desktop, SolidWorks, Solid Edge, Autodesk Inventor, Unigraphics, Pro/ENGINEER.

Search автоматически считывает всю необходимую информацию непосредственно из файлов, созданных в перечисленных системах, и записывает ее в карточки документов/изделий при занесении таких файлов в архив, избавляя пользователей от необходимости ручного ввода информации. Для всех перечисленных систем автоматически считывается информация из основной надписи документов – обозначение, наименование, материал, кто разработал и т.д. Для систем SolidWorks, Pro/ENGINEER, Solid Edge, Unigraphics и Autodesk Inventor дополнительно считывается состав сборок. Вместе с возможностью пакетного занесения документов в архив это обеспечивает быстрое первоначальное наполнение архива имеющимися у Вас документами сразу после установки системы.

Модуль SEARCH-СПДС

Search-СПДС - это модуль системы Search, предназначенный для ведения архива документации по целостному жизненному циклу создания и эксплуатации строительной продукции.

Являясь расширением системы Search, модуль наследует все базовые возможности системы в части функций документооборота, хранения и сопровождения документов, их систематизации и поиска, проведения изменений и прав доступа и т.д. Особое внимание в Search-СПДС уделено проектному обеспечению деятельности строительного комплекса.

В основу Search-СПДС заложен принцип представления документации строительной продукции в виде “иерархического дерева” выстраиваемого в соответствии со структурой идентификации объектов строительства, принятой в практике строительного производства. С другой стороны, документация проектного обеспечения строительства представляется в соответствии с требованиями СПДС ГОСТ 21.101-97 «Основные требования к проектной и рабочей документации» и входит в ветви “дерева” на место, соответствующее её нахождению в жизненном цикле создания и эксплуатации строительной продукции.

Базовыми объектами “ иерархического дерева ” в Search- СПДС определены:

• Стройка
• Объект строительства
• Площадка
• Здания (сооружения)
• Папка
• Проектно-сметная документация: Эскизный проект, Архитектурный проект, Строительный проект.

Определённые в Search-СПДС объекты обеспечивают возможность формирования представления строительной продукции в виде, требуемом для проектных подразделений и предприятий.

Search-СПДС – модуль, открытый для развития: используя в качестве прототипов определенные разработчиками объекты и их настройки, пользователи располагают возможностью дополнить или изменить объекты для обеспечения собственного представления строительной продукции.

Предлагаемые в комплекте поставки базовые шаблоны структуры представления строительной продукции предоставляют пользователю удобный инструмент для формирования “иерархического дерева” представления строительной продукции, как в целом, так и по этапам создания этой продукции. При этом, используя в качестве аналогов базовые шаблоны, пользователи располагают возможностью изменить “иерархическое дерево” для обеспечения собственного представления строительной продукции. Использование базовых шаблонов позволяет организовать разработку продукции строительного производства в соответствии с последовательностью прохождения её жизненного цикла. Подробное внимание в шаблонах Search-СПДС уделено проектному этапу. Шаблоны объектов “Проектно-сметная документация” позволяют организовывать архивы по циклу производства проектной продукции и обеспечивают возможность выполнения всей группы управляющих и корректирующих функций системы качества проектных организаций.

4. Рекомендуемая интеграция

SEARCH интегрирован со всеми программными продуктами НПП "Интермех". 

Входящий в состав системы интерфейс прикладного программирования Search API позволяет получать доступ к любой информации, хранящейся в базе данных Search, из программ, написанных на любом языке программирования, умеющем работать с OLE/COM-функциями – Visual C, Visual Basic, Delphi и др. Наличие API-интерфейса делает Search открытой системой и позволяет:

• разрабатывать собственные модули-расширения для реализации недостающих функций;

• интегрировать Search с используемой на предприятии системой АСУП/MRP/ERP и другими информационными системами.

На сегодняшний день имеется успешный опыт интеграции Search с такими системами, как SAP R/3, MAX и др.

5. Системные требования

• 512 МВ ОЗУ;

• не менее 500 МВ на жестком диске для начальной инсталляции;

• ОС Microsoft Windows 2000/XP-i32/Vista-i32.

Необходимо наличие установленного программного обеспечения:

Interbase v6.0 или Oracle 8.1.7, 9.0, 9.2, 10 или MS SQL Server 2000, 2005.

Требования к файл-серверу определяются требованиями к серверу СУБД и количеством пользователей.