Search – система ведення архіву технічної документації підприємства і управління даними про вироби

1. Призначення
2. Стандартний комплект поставки
3. Функції
4. Рекомендована інтеграція
5. Системні вимоги

1. Призначення

Search – це система корпоративного рівня, призначена для вирішення наступних завдань:

• управління даними про вироби (PDM – Product Data Management);
• управління життєвим циклом виробу (PLM – Product Lifecycle Management);
• ведення електронного архіву технічної документації (TDM – Technical Data Management);
• управління документообігом підприємства (Workflow);
• управління проектами (Project Management).

Система Search побудована відповідно до сучасної трирівневої архітектури клієнт-сервер. В якості сервера бази даних може використовуватися одна з СУБД промислового класу: ORACLE, MS SQL Server або INTERBASE. Можливість вибору СУБД і, відповідно, платформи для сервера бази даних забезпечує необхідну продуктивність і масштабованість системи для заданої кількості користувачів – від архіву робочої групи до архіву великого підприємства з сотнями одночасно працюючих користувачів.

Функціональні можливості системи орієнтовані для використання, в першу чергу, на середніх і великих підприємствах, що пред'являють високі вимоги до електронного документообігу і ведення бази даних виробів, які випускаються і використовуються на підприємстві. Завдяки багаторічній успішній експлуатації на сотнях підприємств, Search вигідно відрізняється від інших західних і вітчизняних систем свого класу, насамперед:

• комплексністю і ретельністю опрацювання розв'язуваних завдань;
• найбільш повною відповідністю стандартами ЄСКД (без протиріччя із західними стандартами);
• адаптованістю системи для вітчизняних машинобудівних і приладобудівних підприємств;
• вигідним співвідношенням ціна/якість.

2. Стандартний комплект поставки

В стандартний комплект поставки входять:

• SEARCH – система ведення архіву технічної документації підприємства і управління даними про вироби;
• Showmini – програма для перегляду векторних і растрових графічних форматів;
• Графічний редактор шаблонів процесів – програма для створення і редагування шаблонів і процесів документообігу;
• Редактор бланків – програма створення бланків для різних типів документів.

3. Функції

Гнучка структура архіву

Електронний архів Search – це база даних, в якій система зберігає документи та інформацію, необхідну для їх пошуку та ідентифікації (позначення, найменування, формат та ін.). Для упорядкування документів за їх статусом (затверджено / не затверджено), типом (конструкторські / технологічні) та іншими ознаками, Search забезпечує гнучку модель електронного архіву, в якій весь архів підприємства будується з необхідної кількості архівів різного призначення і статусу. Для кожного з архівів адміністратором системи визначаються:

• права доступу користувачів до документів архіву;
• набір параметрів, які будуть мати документи, поміщені в архів;
• набір необхідних підписів, які повинен одержати документ для того, щоб система дозволила помістити його в цей архів;
• правила редагування документів архіву – необхідність випуску сповіщення про зміну з подальшим затвердженням внесених змін та ін.

Таким чином, Search дозволяє побудувати багаторівневий ієрархічний архів підприємства, який  відповідає його організаційній структурі і усталеному документообігу.

Архівне сховище документів

Архівні копії документів у Search зберігаються в спеціальному централізованому сховищі документів на файл-сервері. Централізоване сховище складається з однієї або декількох так званих електронних шаф з документами, куди система поміщає запаковані (стиснуті в кілька разів) файли архівованих документів. Зі зростанням кількості документів в архіві адміністратор системи має можливість створювати нові шафи для зберігання документів на інших файл-серверах в локальній мережі підприємства. Окрім того, існує можливість зберігання документів на магнітооптичних носіях інформації. Зберігання документів у централізованому сховищі виключає можливість отримання доступу до документів в обхід системи, а також значно спрощує процедуру резервного копіювання архіву.

Різні типи документів

Search дозволяє зберігати в архіві будь-які типи документів: креслення, специфікації, текстові документи та ін. Для кожного типу документів можна призначити програми перегляду і редагування документів даного типу. Підтримуються документи, які складаються з декількох файлів (наприклад, креслення на декількох аркушах, гібридні креслення TIFF+DWG та ін.), а також документи, що містять посилання на інші документи (наприклад, XREF в AutoCAD, 3D-деталі, що входять в 3D-зборку тощо). Існує можливість реєстрації в архіві інформації про документи, виконані на паперових носіях.

Конструкторські специфікації

До складу системи входить вбудований редактор конструкторських специфікацій. Підтримуються як звичайні (одиничні) специфікації, так і групові специфікації форм А і Б за ДЕСТ 2.113, а також специфікації на «парні» вироби (наприклад, ліве і праве виконання), характерні для автомобільної промисловості. Забезпечується робота з допустимими замінами у складі виробу в різних режимах – один-на-один, один-на-багато, багато-багато та ін.

База даних виробів

Конструкторські документи (специфікації, креслення, 3D-моделі та ін.), занесені в архів, служать джерелом інформації, яку Search використовує для ведення бази даних виробів, що випускаються і використовуються на підприємстві, а також взаємозв'язків між цими виробами. На основі цієї бази даних Search дозволяє отримувати:

• склад виробу з можливістю отримання повного списку використаних у виробі вузлів та деталей та їхньої кількості на цей виріб;
• застосування виробу в інших виробах;
• повний комплект документації на виріб, включаючи документи на вхідні в нього вузли і деталі.

Також забезпечується:

• наочна графічна візуалізація складу і вживаності виробу у вигляді схеми зв'язків;
• отримання різних звітів і вибірок по виробам;
• інтеграція з системою ведення каталогів деталей і запасних частин CATALOG 2000.

Інформаційна підтримка життєвого циклу виробу

Задоволення вимог CALS-технологій щодо інформаційної підтримки виробу на всіх етапах його життєвого циклу, а саме:

• відстеження версій (змін) виробу на етапах його розробки і підготовки виробництва;
• відстеження випущених екземплярів і партій виробу, а також замовлень на виріб на етапах виготовлення, постачання й експлуатації виробу;
• ведення електронної справи виробу – дозволяє отримати всю необхідну інформацію про виріб на задану дату за його серійним номером або номером партії:
  - переглянути документи на виріб (конструкторські, технологічні, розпорядчі та ін.) станом на момент випуску даної версії/екземпляра/партії виробів та їх підписи;
  - точний склад виробу з інформацією про використані в даній версії/екземплярі виробу допустимі замінники;
  - картку з параметрами виробу на момент його випуску;
  - переглянути документи, які стосуються конкретно цього екземпляра/партії виробів, наприклад: замовлення, карта відхилень, виконані ремонти, рекламації тощо.

Документообіг:

• графічний редактор бізнес-процесів і маршрутів проходження документів;
• розвинена логіка Workflow з використанням системних змінних і змінних користувача, умовних переходів, паралельної і послідовної маршрутизації, VB - і Java-скриптів та ін.;
• настроювані екранні форми для організації діалогу з користувачами – учасниками процесу;
• таймери для обмеження часу проходження гілок маршрутів або автоматичного запуску інших гілок або маршрутів по закінченні зазначеного терміну;
• контроль термінів проходження документів;
• складні маршрути, які складаються з інших підмаршрутов з необмеженим ступенем вкладеності;
• можливість автоматичного виклику з маршрутів зовнішніх програм і динамічних бібліотек, написаних користувачами;
• інтеграція Workflow з електронною поштою.

Модуль управління проектами ImProject

Новий модуль управління проектами ImProject забезпечує розв’язання задач календарного планування, координації та контролю робіт за проектом:

• календарне планування проекту з поданням мережного плану-графіка робіт/завдань у вигляді діаграми Гантта;
• призначення термінів і логічних взаємозв'язків між роботами за проектом, які визначають необхідну послідовність їх виконання;
• призначення виконавців робіт і вихідних даних, в якості яких до робіт можуть бути прикріплені необхідні документи – технічне завдання, структурні елементи креслення, наказ тощо;
• визначення необхідних результатів робіт і критеріїв їх виконання. В якості необхідних результатів роботи може бути заданий список документів, які має розробити виконавець, а в якості критеріїв виконання – набір підписів, які виконавець повинен зібрати на розроблених ним документах, і архів, в який ці документи мають бути здані;
• автоматична розсилка робіт/завдань і вихідних даних виконавцям та контроль їх виконання з відображенням прогресу на діаграмі проекту;
• використання результатів виконання одних робіт як вихідних даних для інших;
• можливість деталізації проекту виконавцями робіт, наприклад: отримавши завдання на виконання роботи, керівник відділу може створити свій підпроект для її виконання в заданому інтервалі часу, розподіливши роботу між своїми підлеглими;
• контроль за ходом виконання проекту з відображенням планових і фактичних строків виконання робіт;
• контроль завантаження виконавців.

Управління доступом до документів

Search забезпечує гнучке управління і контроль прав доступу до різних об'єктів системи (архівів, документів, виробів, класифікаторів, процесів тощо):

• можливість призначення прав доступу як до кожного документу окремо, так і до всіх документів, які знаходяться в якомусь архіві;
• можливість наділення правами адміністрування відразу декількох користувачів (груп користувачів) із зазначенням об'єктів, які вони можуть адмініструвати;
• призначення прав доступу як групам, так і окремим користувачам або власникам об'єктів;
• можливість визначення періоду дії прав доступу;
• аудит операцій, здійснених не тільки над документами та архівами, але й над групами, користувачами, параметрами документів і виробів тощо.

Узгодження і затвердження документів

Кожен документ в архіві має електронну картку підписів, в якій Search фіксує хто, коли та на якій посаді підписав дану версію документа. Забезпечується автоматизація процедур узгодження та затвердження документів шляхом їх розсилки за відповідними маршрутами різним користувачам для збору необхідних підписів. При цьому ведеться історія погодження для кожного документа. Внутрішній механізм електронних підписів Search при необхідності може бути легко інтегрований з різними системами електронного цифрового підпису, які підтримують інтерфейс Microsoft CryptoAPI (наприклад, з сертифікованою ФАУЗІ системою КриптоПро).

Проведення змін затверджених документів

Система забезпечує проведення змін затверджених документів з випуском повідомлення про зміну (ПЗ), затвердженням даного ПЗ зі збором необхідних підписів і збереженням в архіві старих версій документів. Також забезпечується робота з попередніми повідомленнями (ПП) та пропозиціями про зміни (ПР).

Пошук документів, вибірки, отримання звітів

Search надає потужні засоби для пошуку документів, створення вибірок документів за різними критеріями і отримання різних звітів, які настроюють користувачі. Бланки звітів можуть бути створені (намальовані) за допомогою програми – редактора бланків, що входить до складу Search. В системі передбачена можливість використання у звітах обчислюваних полів, коли значення поля обчислюється за записаною в звіті формулою. Це дозволяє використовувати Search, наприклад, для автоматичного розрахунку маси та собівартості виробів, які випускаються або готуються до виробництва.

Класифікатори документів і виробів

Ведення ілюстрованих класифікаторів дозволяє:

• впорядкувати архіви документів і базу даних виробів;
• легко здійснювати пошук документів і прототипів для нових виробів;
• автоматично генерувати позначення для нових документів і виробів за формулою, заданою в класифікаторі.

Інтеграція з CAD-системами SolidWorks, Pro/ENGINEER, Solid Edge, Unigraphics і Autodesk Inventor

• Асоціативний зв'язок між параметрами (властивостями) моделей і картками документів і виробів в архіві Search. Наприклад, позначення, найменування, матеріал та інші параметри моделі автоматично зчитуються і записуються в картку документа і відповідного виробу в архіві – їх не потрібно повторно вводити з клавіатури. При зміні будь-яких параметрів у картці Search проводиться автоматичне синхронне оновлення відповідних параметрів у файлі моделі. Відсутні параметри додаються у файл моделі.
• Автоматичне зчитування складу виробу з моделей складальних одиниць і зберігання в архіві створених конструкторських специфікацій.
• Підтримка конфігурацій моделей та їхня автоматична синхронізація з варіантами виконання виробу в архіві Search.
• Запам'ятовування в архіві посилальних зв'язків між різними файлами SolidWorks, Pro/ENGINEER, SolidEdge, Unigraphics і Autodesk Inventor (наприклад, посилальні зв'язки між зборкою і вхідними в неї підзборками і деталями; зв'язки між файлами моделей і оформленими кресленнями). У випадку необхідності редагування зборки на іншому комп'ютері в локальній мережі (на дисках якого немає файлів цієї зборки) Search здійснює автоматичне вилучення необхідних файлів з архіву з повним відтворенням вихідної структури папок.

Механізм захисту від помилок користувачів

В системі передбачені засоби, які дозволяють виключити можливість дублювання в архіві однакових документів/виробів, введених в базу з помилками, що особливо актуально при великій номенклатурі виробів і великій кількості документів в архіві. Наприклад, при ручному введенні з клавіатури ідентифікуючих даних виробу або документа система правильно інтерпретує і коригує помилкове введення користувачем зайвих пробілів, однакових за написанням російських/латинських букв, великих/малих літер та ін. Наприклад, найменування “Балка”, “БАЛКА” і “ балка” вважаються однаковими. Також правильно інтерпретуються різні роздільники частин позначення, наприклад: позначення “АБВГ.777777.027.01” і “АБВГ-777777-027/01” вважаються однаковими.

Облік власників паперових та електронних копій документів

Система дозволяє вести облік виданих та розісланих паперових та електронних копій документів (у тому числі і зовнішнім абонентам). Механізм „підписки” на документ забезпечує автоматичне повідомлення власників копій і замовників документа при зміні документа та/або випуску на нього повідомлень про зміни. При випуску сповіщення про зміну на документ виконується автоматичне заповнення в повідомленні графи «Надіслати» згідно зі списком власників копій цього документа.

Швидке початкове наповнення архіву

Search розуміє внутрішній формат файлів документів: AutoCAD, Mechanical Desktop, SolidWorks, Solid Edge, Autodesk Inventor, Unigraphics, Pro/ENGINEER.

Search автоматично зчитує всю необхідну інформацію безпосередньо з файлів, створених засобами названих систем, і записує її в картки документів/виробів при занесенні таких файлів в архів, позбавляючи користувачів від необхідності ручного введення інформації. Для всіх названих систем автоматично зчитується інформація з основного напису документів: позначення, найменування, матеріал, хто розробив та ін. Для систем SolidWorks, Pro/ENGINEER, Solid Edge, Unigraphics і Autodesk Inventor додатково зчитується склад зборок. Разом з можливістю пакетного занесення документів в архів це забезпечує швидке початкове наповнення архіву наявними на підприємстві документами відразу після установки системи.

Модуль SEARCH-СПДС

Search-СПДС – це модуль системи Search, призначений для ведення архіву документації по цілісному життєвому циклу створення і експлуатації будівельної продукції.

Оскільки модуль є розширенням системи Search, він успадковує всі базові можливості системи в частині функцій документообігу, зберігання і супроводу документів, їх систематизації та пошуку, проведення змін і прав доступу та ін. Особливу увагу у Search-СПДС приділено проектному забезпеченню діяльності будівельного комплексу.

В основу Search-СПДС покладений принцип подання документації будівельної продукції у вигляді “ієрархічного дерева”, яке вибудовується відповідно до структури ідентифікації об'єктів будівництва, прийнятої в практиці будівельного підприємства. З іншого боку, документація проектного забезпечення будівництва подається відповідно до вимог СПДС ДЕСТ 21.101-97 «Основні вимоги до проектної та робочої документації» і входить до гілки “дерева” на місце, відповідне її знаходженню в життєвому циклі створення і експлуатації будівельної продукції.

Базовими об'єктами “ ієрархічного дерева ” Search-СПДС є:

• Будівництво
• Об'єкт будівництва
• Майданчик
• Будівлі (споруди)
• Папка
• Проектно-кошторисна документація: Ескізний проект, Архітектурний проект, Будівельний проект.

Об’єкти, визначені в Search-СПДС, забезпечують можливість представлення будівельної продукції у вигляді, необхідному для проектних підрозділів і підприємств.

Search-СПДС – модуль, відкритий для розвитку: використовуючи в якості прототипів визначені розробниками об'єкти та їх налаштовування, користувачі мають можливість доповнити або змінити об'єкти для забезпечення власного представлення будівельної продукції.

Передбачені в комплекті поставки базові шаблони структури подання будівельної продукції надають користувачеві зручний інструмент для формування “ієрархічного дерева” подання будівельної продукції як в цілому, так і за етапами створення цієї продукції. Використовуючи в якості аналогів базові шаблони, користувачі мають можливість змінити “ієрархічне дерево” для забезпечення власного представлення будівельної продукції. Використання базових шаблонів дозволяє організувати розробку продукції будівельного виробництва згідно з послідовністю проходження етапів її життєвого циклу. Велику увагу в шаблонах Search-СПДС приділено проектному етапу. Шаблони об'єктів “Проектно-кошторисна документація” дозволяють організовувати архіви по циклу виробництва проектної продукції і забезпечують можливість виконання всієї групи керуючих і коригуючих функцій системи якості проектних організацій.

4. Рекомендована інтеграція

SEARCH інтегрований з усіма програмними продуктами НВП "Інтермех".

Інтерфейс прикладного програмування Search API, який входить до складу системи, дозволяє отримувати доступ до будь-якої інформації, що зберігається в базі даних Search, з програм, написаних з використанням мов програмування, які можуть працювати з OLE/COM-функціями (Visual C, Visual Basic, Delphi тощо). Наявність API-інтерфейсу робить Search відкритою системою і дозволяє:

• розробляти власні модулі розширення для реалізації потрібних функцій;
• інтегрувати Search з використовуваною на підприємстві системою АСУП/MRP/ERP та іншими інформаційними системами.

На сьогоднішній день є успішний досвід інтеграції Search з такими системами, як SAP R/3, MAX та ін.

5. Системні вимоги

• 512 МБ ОЗП;
• не менше 500 МБ на жорсткому диску для початкової інсталяції;
• ОС Microsoft Windows 2000/XP-i32/Vista-i32.

Необхідна наявність встановленого програмного забезпечення: Interbase v6.0 або Oracle 8.1.7, 9.0, 9.2, 10 або MS SQL Server 2000, 2005.

Вимоги до файл-сервера визначаються вимогами до сервера СУБД і кількістю користувачів.