Модуль "TRIM-Документообіг"

Модуль "TRIM-Документообіг" (TRIM-Document,TRIM-DOC) призначений для керування документами в TRIM: зберігання, систематизації, електронної розсилки і забезпечення віддаленого доступу до діючих документів різних форматів.

Документ

Документи – це файли зовнішніх по відношенню до TRIM форматів, які зберігаються у базі даних TRIM і поширюються у мережі TRIM при реплікаціях.

Документи можуть бути пов'язані з об'єктами TRIM (технологічними місцями, роботами, типами обладнання тощо). У цьому випадку вікна властивостей об'єктів надають доступ до списків документів й їхніх редакцій, прив'язаних до об'єкта. Кожний документ може бути прив'язаний до довільної кількості об'єктів TRIM будь-яких типів з числа тих, що підтримують зв'язки з документами. Кожний об'єкт може мати довільну кількість прив'язаних до нього редакцій і документів. Кожний такий зв'язок може мати свій тип (форма звіту про роботу, опис, специфікація, контракт, інструкція, наказ, технічна схема та ін.).

Модуль надає можливість використовувати документи в якості зразків бланків форм, призначених для періодичного заповнення. У цьому випадку документи MS Word кожного бланка зберігають тільки заповнені поля, які вносяться до копії зразка бланка форми при показі користувачеві на екрані або під час друку. Цей метод є надзвичайно зручним і економічним під час роботи з великими стандартними документами, де змінюються лише окремі позиції.

Для зручності роботи користувача документи можуть бути організовані в єдину структуру: деревоподібну або мережну. Для доступу до документів може бути використана навігація за списками прив'язаних до об'єктів TRIM документів або навігація по дереву документів безпосередньо у модулі "TRIM-Документообіг".

Дерево складається з двох частин: загальнодоступного сегмента структури документів і персоналізованих сегментів, доступних зазвичай поточному користувачеві і його групі, а також групам, до яких він додатково входить. Особисті сегменти користувачів видимі лише самим цим користувачам і адміністраторам, сегменти груп є видимими для всіх членів цих груп.

Редакція документа

TRIM розглядає документ як потік його редакцій (версій). У кожний момент часу документ має єдину поточну редакцію і практично необмежену кількість редакцій минулих, редагованих, що проходять процедури погодження та затвердження редакцій з корекціями і пропозиціями.

У такому вигляді документ має власника - відповідального за підтримку актуальності його поточних редакцій. Документ може мати особу, призначену для його затвердження (у такому випадку редакція документа, яка не отримала візи затвердження, не може стати поточною), а також списки користувачів для погодження (тобто редакція документа має отримати візу погодження у кожного користувача з цього списку і лише потім може бути подана на затвердження) і ознайомлення. Функції власника документа та інших призначених осіб можуть виконувати як користувачі, так і групи користувачів, - у цьому випадку відповідні права отримують всі користувачі групи і виконання очікується від кожного з них.

Редакція подається у вигляді окремого файлу, яким оперують вбудовані у модуль редактори або зовнішні програми (Microsoft Word, Excel, Visio). Передбачений загальний тип документа без уточнення програми обробки, для його відкриття використовується інформація з реєстру Windows, отримана на основі розширення імені файлу. Це дозволяє працювати  практично з будь-якими зовнішніми файло-орієнтованими форматами документів. Файли зберігаються у БД, копіюються до тимчасових директорій Windows на період роботи користувача з ними. В якості об'єкта документообігу редакція має власника, а також автора редакції, який затверджував її, списки узгодження і ознайомлення.

Як і документ, редакція може бути прив'язана до об'єкта TRIM. При цьому створюється зв'язок з конкретною редакцією документа. Якщо ж об'єкт пов'язаний з документом, вміст такого прив'язаного документа буде змінюватися у випадку зміни його поточної редакції. Тому для збереження інформаційної цілісності іноді, наприклад у випадку звіту про роботу, створюються зв'язки з актуальними на момент виконання роботи редакціями документів.

Доступ до документів і редакцій

Документи у TRIM організовані у папки, які містять ярлики на редакції і документи, а також вкладені папки. Папки можуть мати власника, можуть бути закриті від перегляду іншими користувачами (у цьому випадку, якщо вони поміщені у загальний сегмент, вони можуть працювати як поштові скриньки).

Папки можна створювати практично в будь-якому місці структури документів. Деякі папки створюються автоматично і мають спеціальне призначення. До папки "Незавершені документи" автоматично поміщені ярлики на всі редакції, редагування яких не закінчено, а також на редакції і документи, надіслані для ознайомлення, погодження або затвердження. Видалити звідси ярлик на документ можливо, лише завершивши його обробку. До папки "Робочий стіл" поміщаються ярлики на всі редакції та документи, з якими працював користувач, з неї можна вільно видаляти ярлики документів, які більше не потрібні.

Оскільки документи, редакції і вкладені папки знаходяться у папці тільки у вигляді ярликів, то вони можуть одночасно бути розміщені у декількох місцях структури документів. Видалення ярлика на документ, редакцію або папку у якійсь папці не призведе до видалення ярликів на них в інших місцях структури або в списках прив'язок до об'єктів TRIM, але зміна вмісту папки в одному місці структури призводить до автоматичної зміни її вмісту в усіх інших місцях, де знаходяться ярлики на цю папку.

У структурі також окремими папками відображаються відкриті в інших модулях TRIM об'єкти, які мають або можуть мати прив'язані документи, а також списки типових шаблонів документів, згрупованих за типами документів (за форматом файлів).