Модуль "TRIM-Бюджет"
Модуль "TRIM-Бюджет" (TRIM-Budget, TRIM-B) призначений для контролю фінансових потоків, пов'язаних з процесами техобслуговування і ремонту (ТОіР), а також зі складськими операціями.
Основні поняття
Основою функціонування модуля "TRIM-Бюджет" служать два типи даних: бюджетні статті та бюджетні періоди.
Бюджетна стаття – це іменована позиція, що визначає цільове призначення пов'язаних з нею фінансів. Бюджетні статті можуть об'єднуватися в простий список або в ієрархічну структуру, в якій кожна наступна стаття деталізує розміщені вище.
Бюджетний період – це інтервал часу, з яким пов'язані певні фінансові операції. Кожен бюджетний період може бути розбитий на підперіоди, які в сукупності утворюють ієрархію. Верхній бюджетний період в ієрархії, як правило, збігається з фінансовим роком, прийнятим на підприємстві.
Формування бюджету – це розподіл фінансових коштів за бюджетними статтями і періодами з контролем їх сум. Списання фінансових коштів – це віднесення витрат на певну бюджетну статтю і дату, прив'язану до бюджетного періоду.
Функціонування модуля "TRIM-Бюджет" включає такі основні операції:
- попереднє планування бюджету на основі даних ТОіР;
- ручне планування, коректування і перерозподіл бюджету;
- затвердження і фіксування бюджету;
- списання бюджетних коштів у ході виконання ТОіР.
Матриця бюджету – статті та періоди
Структура ведення бюджету передбачає організацію даних у вигляді матриці. Рядки матриці містять структуру статей бюджету, стовпці – періоди. Кожна клітинка матриці містить суму, яка припадає на деяку статтю бюджету в конкретний період.
Планування
При попередньому плануванні бюджету фінанси розподіляються за бюджетними статтями і підперіодами на основі плану-графіка робіт на даний бюджетний період. Модуль "TRIM-Бюджет" виконує це автоматично на основі даних модуля "TRIM-Техобслуговування". Далі можна провести коригування бюджету вручну.
Можна також повністю сформувати бюджет вручну без попереднього планування. При цьому модуль автоматично контролює розподіл коштів за бюджетними статтями з урахуванням підстатей і за бюджетними періодами з урахуванням підперіодів.
Затвердження
Затвердити сформований бюджет може тільки користувач, що має відповідні права. Затверджений бюджет не може бути змінений, для його коригування потрібно скасувати затвердження, що також може зробити тільки користувач з відповідними правами. В момент затвердження можна зафіксувати планову суму для її порівняння в майбутньому з відкоригованою сумою.
Виконання
Реєстрація витрат проводиться в модулях TRIM:
- TRIM-Техобслуговування - при формуванні звіту про виконану роботу (трудомісткість, запчастини, вартість виконання підрядниками);
- TRIM-Склад - при оплаті рахунків на поставку.
Списання
Списання коштів в модулі "TRIM-Бюджет" виконується в два етапи:
1. Попереднє списання.
2. Фактичне списання на підставі попереднього.
Попереднє списання здійснюється:
- автоматично на основі даних про виконання робіт ТОіР з модуля "TRIM-Техобслуговування";
- автоматично на підставі даних про складські операції з модуля "TRIM-Склад";
- вручну в модулі "TRIM-Бюджет" за командою користувача.
При фактичному списанні користувач може відкоригувати дані. Двоетапний порядок реалізований для того, щоб фактичне списання здійснював тільки відповідальний за фінансові операції користувач, тоді як попереднє може виконати будь-який користувач, який відповідає за певну операцію ТОіР в системі.
При фактичному списанні по заданій статті і даті автоматично списуються бюджетні кошти по всім вище розміщеним статтям і всім періодам в ієрархії, до яких входить дата списання.
При списанні модуль "TRIM-Бюджет" може контролювати задані ліміти фінансів за бюджетними статтями і періодами і забороняти виконання операції в разі їх перевищення. Рівень контролю визначається настройками модуля. У випадку вичерпання фінансів користувач, який має відповідні права, повинен або відкоригувати бюджет, або внести зміни в налаштовування системи.
Загалом, модуль "TRIM-Бюджет" є допоміжним засобом для інших модулів TRIM. Він дозволяє вести додатковий контроль на основі фінансових операцій при виконанні процесів ТОіР і складського обліку.
|
